O que é gerenciamento de conteúdo?

O gerenciamento de conteúdo é a prática de reunir, organizar, fornecer, recuperar e controlar o conteúdo de um site ou de uma empresa. Sem os processos de gerenciamento de conteúdo, o ciclo de vida do conteúdo digital (criação, distribuição, armazenamento, desativação) ficaria desorganizado, deixando o conteúdo desestruturado, inacessível e desorganizado.

As empresas geram uma enorme quantidade de dados diariamente. Atualmente, poucas organizações estão preparadas para lidar com o crescimento exponencial do volume, da velocidade e da variedade de seus dados corporativos. Menos ainda estão equipadas para gerenciar e contabilizar esses dados e tornar os registros resultantes acessíveis à organização como um todo. Embora a governança de informações seja uma prática bem estabelecida entre as entidades governamentais, as organizações do setor privado historicamente não foram obrigadas a investir em sistemas de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM). Com o surgimento da IA generativa, a demanda por experiências de usuário personalizadas e outros fatores, o gerenciamento de conteúdo empresarial está se tornando um requisito, e não apenas um "bom ter".

Nesta visão geral do gerenciamento de conteúdo, você conhecerá todos os aspectos do gerenciamento de conteúdo e sua função integral na estruturação do conteúdo da Web e da empresa e dos dados comerciais.

A importância do gerenciamento de conteúdo

O gerenciamento de conteúdo permite que você controle a criação, a publicação e a distribuição de informações digitais. Em outras palavras, ele o ajuda a organizar seus pensamentos e ideias para que outras pessoas possam encontrar e consumir seu conteúdo.

Sem o gerenciamento de conteúdo, a Internet seria um grande amontoado de informações sem rima ou razão. Da mesma forma, se a sua empresa é como a maioria das atuais, você também armazena dados em vários sistemas e repositórios de informações - uma abordagem que se tornou a norma nas últimas duas décadas com os rápidos avanços na tecnologia da informação.

Infelizmente, à medida que os volumes de dados continuam a aumentar, você enfrenta riscos comerciais significativos e perda de eficiência porque simplesmente não consegue controlar todas as informações contidas em repositórios em silos. Perde-se tempo procurando um documento específico que não foi gerenciado adequadamente e você pode não estar totalmente ciente das outras informações que realmente possui. Com uma solução de gerenciamento de conteúdo, você pode colocar todas essas informações em um sistema organizado que seja fácil de acessar e navegar.

O gerenciamento de conteúdo geralmente segue um processo de oito etapas:

1. Planeje: Decida que tipo de conteúdo você deseja criar e onde publicá-lo.
2. Criar: Desenvolver ideias e transformá-las em conteúdo, como vídeos e postagens em blogs.
3. Armazenar: Depois de ter seu conteúdo, você precisa armazená-lo para que outras pessoas possam acessá-lo. Normalmente, as empresas armazenam o conteúdo em um site, repositório ou blog.
4. Estabeleça um fluxo de trabalho: Crie conteúdo que se alinhe às políticas organizacionais e mantenha a consistência da qualidade.
5. Editar: a edição é uma das fases mais importantes na criação de conteúdo pronto para visualização, tanto para pessoas quanto para rastreadores de mecanismos de pesquisa.
6. Publicar: Fornecer conteúdo aos usuários, incluindo visitantes do site ou funcionários que usam a intranet de uma empresa.
7. Governar e controlar: Reduzir os riscos e proteger as informações para manter a conformidade e a segurança durante todo o ciclo de vida do conteúdo.
8. Arquivar ou excluir: Remova ou arquive o conteúdo quando ele não for mais relevante.

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Quais são os benefícios do Content Management?

Os benefícios do gerenciamento de conteúdo para as empresas incluem:

• Aumento da eficiência: O gerenciamento de conteúdo ajuda as empresas a automatizar e organizar os processos de publicação e edição de conteúdo. Isso leva ao aumento da eficiência e da produtividade.
• Melhoria do atendimento ao cliente: Com o gerenciamento de conteúdo, as empresas podem criar portais de autoatendimento nos quais os clientes podem encontrar respostas para suas perguntas sem entrar em contato com o atendimento ao cliente.
• Redução dos custos operacionais: A automação de tarefas com estratégias de gerenciamento de conteúdo pode ajudar as empresas a economizar dinheiro em custos de mão de obra.
• Maior visibilidade on-line: A simplificação do processo de gerenciamento de conteúdo facilita a melhoria das classificações nos mecanismos de pesquisa, aumentando a probabilidade de os sites alcançarem clientes em potencial. 

Os benefícios do gerenciamento de conteúdo para indivíduos incluem:

• Informações convenientes: Com o gerenciamento de conteúdo, as pessoas podem encontrar as informações de que precisam sem precisar procurar em um amontoado de dados desorganizados.
• Maior controle de conteúdo: Os indivíduos podem usar o gerenciamento de conteúdo para determinar quem tem acesso ao seu conteúdo e como ele é usado.
• Divulgação simples: O gerenciamento de conteúdo facilita o compartilhamento do conteúdo por meio de mídias sociais, e-mail e outros canais.

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O que são estratégias de gerenciamento de conteúdo?

Como o gerenciamento de conteúdo comercial on-line e empresarial é um processo aprofundado, as organizações precisam ter estratégias para controlar seu conteúdo digital. Seguir essas estratégias é fundamental para garantir o sucesso de qualquer estrutura de gerenciamento de conteúdo:

• Mapeie suas prioridades: É essencial entender o que é importante para sua organização e, em seguida, alinhar sua estratégia de gerenciamento de conteúdo com essas prioridades. Você quer educar os usuários ou direcioná-los para um dos produtos ou serviços da sua organização?
• Defina seu público-alvo: Identificar um público relevante para o seu conteúdo é fundamental para garantir a entrega e o envolvimento precisos. Você pode definir um público-alvo por meio de pesquisa de mercado, pesquisa de palavras-chave e análise de sentimentos em plataformas de mídia social.
• Determine seus canais de conteúdo: É fundamental determinar quais canais de conteúdo são essenciais para seu público. Seja por e-mail ou mídia social, encontrar canais de conteúdo relevantes ajuda a criar a estrutura adequada de gerenciamento de conteúdo.
• Estabeleça um processo de criação de conteúdo: Isso deve incluir todas as fases da criação de conteúdo, desde a concepção até a publicação.
• Aproveitar a tecnologia certa: É necessária uma plataforma de desenvolvimento de websites, ferramentas de análise e outras ferramentas de gerenciamento de ativos para auxiliar na criação, organização, disseminação e análise de desempenho do conteúdo do website.

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O que são estruturas de gerenciamento de conteúdo?

Uma estrutura de gerenciamento de conteúdo é uma plataforma que oferece suporte à criação, ao gerenciamento e ao fornecimento de conteúdo digital. Ela inclui os processos, as políticas, as pessoas e as tecnologias necessárias para gerenciar o conteúdo digital em todo o seu ciclo de vida.

Há cinco tipos principais de estruturas de gerenciamento de conteúdo digital:

1. Sistemas de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM): Um ECM é uma plataforma que armazena, gerencia e fornece conteúdo de nível empresarial. Isso inclui documentos, imagens, vídeos e outras formas de conteúdo que são importantes para uma organização. Uma plataforma de ECM deve se integrar perfeitamente a aplicativos e sistemas empresariais cruciais (como planejamento de recursos empresariais, gerenciamento de relacionamento com o cliente, gerenciamento de capital humano e soluções de gerenciamento da cadeia de suprimentos) para acelerar os processos de negócios e aproveitar os dados que eles geram. O ECM inclui o gerenciamento de conteúdo na nuvem que pode ser implementado rapidamente para permitir que as organizações armazenem, gerenciem e colaborem com o conteúdo digital na nuvem.
2. Digital Asset Management Systems (DAM): Um DAM é um tipo de CMS usado para armazenar e gerenciar ativos digitais, como imagens, vídeos e arquivos de áudio. Ele ajuda as organizações a manter o controle de seu conteúdo digital e a garantir que ele esteja organizado e acessível.
3. Gerenciamento de conteúdo de mídia social: Essa estrutura envolve o planejamento e a publicação de conteúdo em plataformas de mídia social como Facebook e X (antigo Twitter). O objetivo do gerenciamento de conteúdo de mídia social é ajudar a criar uma estratégia robusta de marketing de mídia social com metas claras.
4. Gerenciamento de conteúdo móvel (MCM): Uma plataforma MCM disponibiliza informações em smartphones, tablets e outros dispositivos inteligentes.
5. Web Sistemas de gerenciamento de conteúdo (CMS): Um CMS da Web é uma plataforma que ajuda você a criar e gerenciar sites. Ele fornece uma maneira de armazenar arquivos de sites, rastrear alterações feitas nesses arquivos e publicar alterações em um site ativo.

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Conteúdo estruturado vs. não estruturado

O conteúdo pode ser estruturado ou não estruturado. O conteúdo estruturado é altamente formatado, e os computadores podem lê-lo facilmente. Ele inclui bancos de dados, planilhas e arquivos XML armazenados em um banco de dados relacional. O conteúdo não estruturado não é formatado de uma maneira específica e predefinida e é mais difícil de ser lido pelos computadores. Inclui documentos de texto, imagens e vídeos armazenados em lagos de dados.

A maioria das ferramentas de gerenciamento de conteúdo trabalha com conteúdo estruturado e não estruturado. Entretanto, alguns sistemas são mais bem equipados para lidar com um tipo de conteúdo do que com o outro. Por exemplo, um sistema DAM está mais bem equipado para lidar com conteúdo não estruturado, como imagens e vídeos. Por outro lado, um CMS está mais bem equipado para gerenciar conteúdo estruturado.

Todas as organizações têm necessidades e prioridades diferentes, portanto, a escolha da estrutura adequada é uma questão de preferência.

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Exemplos de gerenciamento de conteúdo

As organizações usam estratégias de gerenciamento de conteúdo para diversos fins. Por exemplo, uma empresa pode usar o gerenciamento de conteúdo para:

• Share informações internamente: As empresas usam estratégias de gerenciamento de conteúdo para compartilhar informações internamente por meio de uma intranet da empresa, como documentos, imagens e vídeos.
• Publicar um site: Você pode usar o gerenciamento de conteúdo para armazenar arquivos de sites, rastrear alterações feitas nesses arquivos e publicar alterações em um site ativo.
• Criar uma loja on-line: Uma empresa pode usar o gerenciamento de conteúdo para criar uma loja on-line, onde pode gerenciar informações sobre produtos, como descrições, preços e disponibilidade.
• Desenvolver um aplicativo móvel: As empresas podem usar o gerenciamento de conteúdo para desenvolver um aplicativo móvel, gerenciando o conteúdo do aplicativo, como texto, imagens e vídeos.

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O que é gerenciamento de conteúdo de IA?

O gerenciamento de conteúdo de IA usa IA generativa e modelos de linguagem ampla (LLMs) para automatizar, otimizar e aprimorar a criação, a organização e a distribuição de conteúdo digital. Ele aproveita os algoritmos de aprendizado de máquina, o processamento de linguagem natural e outras técnicas para simplificar os fluxos de trabalho, melhorar a qualidade do conteúdo e oferecer experiências de usuário mais eficientes e personalizadas em todas as plataformas.

Aqui estão apenas algumas das maneiras pelas quais o gerenciamento de conteúdo com IA pode beneficiar sua empresa:

Organização do conteúdo

• Marca, categoriza e indexa automaticamente o conteúdo
• Melhora a capacidade de localização nos sistemas de gerenciamento de conteúdo (CMS)
• Identifica relações entre peças de conteúdo para obter melhores percepções

Análises e percepções

• Identifica tópicos de tendências e análise de sentimentos
• Fornece percepções acionáveis para apoiar as decisões de negócios
• Resume ou traduz documentos

Automação do fluxo de trabalho

• Integra-se com outras ferramentas, como CRM, ERP ou HCM
• Cria um fluxo de trabalho ou atua em nome de um usuário
• Inicia uma resposta, como uma notificação de tarefa, como parte de um processo de negócios

Segurança e conformidade

• Identifica informações confidenciais no conteúdo
• Garante a conformidade com regulamentos como o GDPR
• Gerencia automaticamente os direitos de acesso e o controle de versão
• Sinaliza proativamente os riscos potenciais

Criação de conteúdo

• Gera conteúdo ou documentos com base em uma solicitação
• Auxilia na redação de conteúdo, como e-mails, propostas e publicações em mídias sociais
• Verifica textos e propõe correções para melhorar problemas como legibilidade ou plágio

Curadoria de conteúdo

• Agrega conteúdo relevante de várias fontes
• Filtra e classifica o conteúdo com base na qualidade e na relevância
• Cria feeds de conteúdo personalizados para os usuários

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Saiba mais sobre as soluções de gerenciamento de conteúdo do OpenText

O gerenciamento de conteúdo é fundamental para fornecer informações aos usuários certos no momento certo. O uso de um sistema de gerenciamento de conteúdo empresarial é ideal para acelerar esse processo.

O sistema de gerenciamento de conteúdo baseado em governança OpenText ajuda as organizações a garantir o fornecimento contínuo de conteúdo. Também oferecemos produtos de gerenciamento de conteúdo em nuvem baseados em SaaS para obter excelente compatibilidade, flexibilidade e recursos de automação de políticas. Entre essas opções, o OpenText oferece a ferramenta perfeita de gerenciamento de conteúdo empresarial para suas necessidades crescentes.

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