¿Qué es la robótica Process Automation (RPA)?
Visión general
OpenText™ Robotic Process Automation (RPA) ofrece una forma práctica y no invasiva de automatizar procesos en toda la empresa. Gracias a los robots de software, que imitan las acciones humanas en pantalla para realizar tareas cotidianas, puede aumentar la productividad manteniendo intactas las aplicaciones y la infraestructura de TI subyacentes. Los robots interactúan con las aplicaciones y los sistemas igual que las personas. Pero son más rápidos, más precisos, más seguros y nunca se duermen. Ahorran tiempo. Reducen costes. Y liberan a los empleados humanos para que puedan centrarse en cosas más importantes.
Robótica Process Automation (RPA)
¿Qué puede automatizar la RPA?
La RPA automatiza procesos en todos los departamentos y sectores. Los casos de uso abarcan desde la banca a la contabilidad, pasando por las telecomunicaciones, el comercio minorista, la sanidad, los recursos humanos, las TI, etc.
¿Qué proyectos se alinean con RPA?
Las tareas repetitivas, propensas a errores, lentas, de gran volumen y basadas en reglas son ideales para la RPA. Los empleados dedican una enorme cantidad de tiempo a estas tareas: iniciar y cerrar sesión en aplicaciones heredadas y web; copiar y pegar datos; rellenar formularios; abrir correos electrónicos y archivos adjuntos; mover archivos y carpetas; y preparar, manipular o combinar datos de múltiples fuentes. Los robots pueden realizar estas tareas con rapidez y precisión, las 24 horas del día, liberando a los empleados humanos para que realicen tareas de mayor valor.
La RPA puede adaptarse a un sinfín de necesidades específicas. Estos son algunos ejemplos de casos de uso de RPA:
- Banca. Una empresa de servicios financieros automatiza la notificación y priorización de disputas crediticias. Un robot navega por una aplicación heredada, clasifica miles de registros, prioriza los casos y envía un informe por correo electrónico, igual que haría un humano. Cuando los analistas llegan por la mañana, el informe está listo para su revisión. Segura y conforme a la normativa, la RPA cifra los datos confidenciales y ayuda a cumplir los plazos reglamentarios de resolución.
- Contabilidad. Un proceso RPA se ejecuta todos los días para actualizar los tipos del banco central. Un robot accede a los datos de los mercados financieros, los descarga y carga las últimas divisas en el sistema ERP de la empresa. El proceso, que ahorra un valioso tiempo a los analistas financieros, especialmente a finales de mes, infunde confianza con una pista de auditoría clara.
- Telecomunicaciones. Los robots supervisan los sitios web de la competencia para conocer los planes de telefonía móvil y los precios de los teléfonos. Equipados con información sobre la competencia, los robots actualizan automáticamente las ofertas de la empresa, una compleja matriz de tarifas y dispositivos. La empresa ahorra muchas horas de tiempo de analistas cualificados y disfruta de un aumento de los ingresos al ofrecer a los clientes los mejores precios.
- Comercio minorista. RPA automatiza la transferencia de datos de caja remotos de tiendas de todo el mundo a las aplicaciones CRM y BI de la empresa. Los robots cargan los datos y generan los informes durante la noche, lo que significa que los analistas ya no tienen que esperar largas horas para evaluar y optimizar las ventas de las tiendas.
- Sanidad. Un hospital utiliza robots para introducir datos de pacientes de la base de datos del hospital en una base de datos nacional. La RPA mantiene un registro de auditoría detallado, un requisito obligatorio cuando se trasladan los historiales de los pacientes. Los robots eliminan la duplicación de la introducción de datos, por lo que los médicos pueden dedicar más tiempo a la atención de los pacientes.
- RRHH. Un especialista en RRHH inicia la RPA para incorporar nuevos empleados. Se crean nuevas cuentas, se piden portátiles y se notifica a los responsables de contratación. Con un solo clic, la automatización de principio a fin se completa en cuestión de minutos.
- TI. La RPA automatiza el cambio de contraseñas de las herramientas de detección de vulnerabilidades, algunas de las cuales carecen de API. Un robot se conecta a las aplicaciones sin API, actualiza las contraseñas y distribuye los cambios en cascada por todo el ecosistema informático. Las contraseñas se almacenan de forma segura en una bóveda de credenciales, y nadie tiene por qué conocerlas. La empresa puede rotar sus contraseñas no sólo cada trimestre, sino cada mes, para mayor seguridad.
¿Cómo funciona la RPA?
El RPA consta de cuatro componentes lógicos:
- Una grabadora para registrar las acciones humanas basadas en la interfaz de usuario.
- Un diseñador para desarrollar y depurar flujos de trabajo RPA.
- Un orquestador para gestionar, ejecutar y supervisar los flujos de trabajo de RPA y coordinar el trabajo de varios robots.
- Robots que interactúan con aplicaciones y datos para completar tareas.
Un flujo de trabajo RPA puede constar de pasos de automatización tanto de la interfaz de usuario como de la API, lo que permite diseñar robots muy capaces con una lógica de flujo de trabajo avanzada para la toma de decisiones, el procesamiento paralelo y la gestión de errores. Los flujos de trabajo RPA se publican en el repositorio del orquestador. El orquestador asigna trabajos a los robots y supervisa sus actividades.
Una solución R PA con una interfaz visual low-code/no-code puede permitirle realizar todo su trabajo en una sola pantalla: registrar acciones en pantalla, arrastrar y conectar pasos de automatización de API y UI, y parametrizar variables de entrada. La herramienta también puede darle la opción de trabajar con código e insertar operaciones de Python en los flujos de trabajo de RPA.
¿Funciona RPA con mainframes?
La RPA ayuda a integrar los ordenadores centrales con otros sistemas para automatizar procesos empresariales completos. Muchas empresas confían en los mainframes para sus operaciones principales. Uno de los retos a los que se enfrentan con las aplicaciones heredadas es la integración. Al buscar estrategias de modernización, optan por conservar y transformar, no por arrancar y sustituir. Ahí es donde entra en juego la RPA. RPA extiende la automatización a interfaces heredadas con API difíciles o inexistentes. Las sólidas soluciones de RPA empresarial son compatibles con mainframe y otros entornos de TI híbridos mediante una serie de tecnologías de automatización que incluyen emulación de terminal y conectores.
¿En qué se diferencia la RPA de la automatización tradicional?
La RPA utiliza robots de software para imitar las acciones humanas basadas en la interfaz de usuario. La RPA orquesta procesos empresariales completos mediante la automatización de pasos de interfaz de usuario y su posterior combinación con pasos de automatización de TI.
En cambio, la automatización tradicional, denominada IT Process Automation (ITPA) o automatización de libros de ejecución, no puede automatizar las acciones humanas. Este tipo de automatización coordina, integra y automatiza los procesos informáticos mediante API y secuencias de comandos.
¿Cuándo necesita RPA?
- Cuando no se dispone de una forma sencilla de integrarse con aplicaciones que carecen de API o tienen API difíciles. Incluso si una aplicación está habilitada para API, la API puede tardar mucho tiempo en entenderse o puede requerir conocimientos especializados. Pero con RPA, puede grabar acciones de pantalla sin esfuerzo y luego insertar fácilmente esas grabaciones en los flujos de trabajo de RPA.
- Cuando desee automatizar procesos sin cambiar los sistemas y aplicaciones existentes.
- Cuando quiera automatizar rápidamente.
¿Cómo poner en marcha con éxito un proyecto de RPA?
Aplique las siguientes prácticas recomendadas de RPA:
- Elija el proceso adecuado para automatizar y compréndalo bien.
- Establezca expectativas realistas de retorno de la inversión empezando con poco y ampliando la escala.
- Garantizar la alineación entre la empresa y las TI; por ejemplo, creando un equipo conjunto de expertos en la materia y en automatización de TI.
- Asegúrese de que RPA forma parte de su estrategia de transformación digital.
- Conseguir la participación del nivel C.
Más información sobre Operations Orchestration para RPA
OpenText™ Operations Orchestration combina la automatización de pantallas con pasos de operaciones de TI para automatizar procesos completos en un único flujo de trabajo. Ahora puede poner a trabajar a robots RPA en aplicaciones difíciles de automatizar en Internet, Windows y SAP. Los robots RPA imitan las acciones humanas en pantalla para realizar tareas repetitivas y automatizar interfaces con API difíciles o inexistentes. Son perfectos para procesos que requieren intervención humana.
