Vad är informationsstyrning?

Informationsstyrning är utvecklingen av ett besluts- och ansvarsramverk som definierar acceptabelt beteende vid skapande, värdering, användning, delning, lagring, arkivering och radering av information. Det omfattar policyer, standarder, processer, mätvärden och roller som styr en effektiv och ändamålsenlig användning av information för att en organisation ska kunna uppnå sina mål. Termen informationsstyrning är tillräckligt bred för att fungera som en rimligt heltäckande term. Detta innebär dock också att definitionen av begreppet kan diskuteras. Därför kan man också höra liknande termer som hänvisar till liknande discipliner och teknik. Detta inkluderar Data Lifecycle Management, Data Governance och Information Management.

Informationsstyrning innebär att information betraktas som en strategisk tillgång som måste samordnas och övervakas på hög nivå. Detta säkerställer ansvarighet, integritet, bevarande och skydd av information i hela företaget, och som ett disciplinerat mål att behandla uppgiften holistiskt genom att ta bort silos och fragmentering, förbättra avkastningen på den teknik och de resurser som behövs för att hantera information.

OpenText's utbud av lösningar som stöder denna disciplin har etiketten Information Management and Governance. Denna fras breddar definitionen till att omfatta två strategiskt viktiga delar av en effektiv informationsstyrning, nämligen data och medarbetare.

Varför är informationsstyrning viktigt?

Informationsstyrning (eller Information Management and Governance - se ovan) är en ny disciplin och det råder därför fortfarande en viss debatt om vilken roll den spelar i företaget. Ett väl implementerat program för informationsstyrning bör dock minst ge följande fördelar för verksamheten.

• Handlingsbara, hanterbara data: organisationer har en strategisk möjlighet och ett ansvar att analysera sina data och hålla dem säkra genom hela informationslivscykeln.
• Stödja verksamhetens mål, prioriteringar och behov i linje med organisationskulturen och tillgängliga resurser.
• Förbättra produktiviteten genom att underlätta intelligent samarbete genom informationsdelning. Medarbetare i hela organisationen arbetar med samma version av ett dokument i realtid.
• Säkerställa efterlevnad av lagar, förordningar, branschstandarder, interna rutiner och juridisk bevisföring. Minimera risken för bristande efterlevnad, t.ex. misstroendeförklaring, sanktioner, åtal, försämrat rykte och ekonomisk förlust.
• Förbättra förmågan till informationsanalys. Få tillgång till den information du behöver snabbare och enklare eftersom den är bättre klassificerad, stödd och säkrad.
• Förbättra ROI på business intelligence-system.
• Upprätta struktur, kontroll och konsekvens över outsourcade processer och system.
• Öka personalens medvetenhet om de viktigaste principerna och policyerna för informationshantering.
• Minimera intrång genom att hålla informationen trygg och säker.
• Basera organisationsbeslut på informationsbehov och inte på tillgänglig teknik.
• Förbättra organisationens smidighet. Ge viktiga beslutsfattare ett företagsövergripande perspektiv som tar hänsyn till påverkan på andra intressenter.

---

Informationsstyrning vs Datastyrning

Begreppen informationsstyrning och datastyrning används ofta synonymt. De syftar dock inte på exakt samma sak. Att förstå skillnaderna mellan dem är centralt för att kunna utveckla en effektiv strategi för informationshantering i företaget.

Informationsstyrning

Informationsstyrning är ett brett spektrum av aktiviteter som täcker alla aspekter av information inom organisationen. Den är affärsdriven, juridisk och efterlevnadsdriven. Komponenterna i informationsstyrning omfattar kategorisering, definition av informationsanvändning, åtkomsthantering, registerhantering, dokumenthantering, informationslivscykel, säker borttagning (disposition), eDiscovery, cybersäkerhet och, ja, datastyrning. I den meningen är datastyrning en delmängd av informationsstyrning.

De som arbetar med informationsstyrning är skickliga på registerhantering, sekretess, samarbete, upptäckt och bortskaffande.

Styrning av data

Datastyrning fokuserar på lagring, överföring och integritet av datatillgångar. Det är IT-drivet och omfattar datalinje, datasäkerhet, förebyggande av dataförlust, dataservicenivåer och masterdatahantering. Det är en mer etablerad disciplin än informationsstyrning.

Experter på datastyrning har kompetens inom datamodellering, dataarkitektur, dataintegration, datasekretess och hantering av masterdata.

En effektiv datastyrning är en viktig del av företagets informationsstyrning. Men god datastyrning är inte i sig en garanti för god informationsstyrning. En organisations informationshantering är som bäst när det finns ett starkt och fruktbart samarbete mellan informationsstyrnings- och datastyrningsteamen.

---

Vad är programvara för informationsstyrning?

Programvara för informationsstyrning tillhandahåller de automatiserade verktyg som organisationen behöver för att uppfylla de omfattande kraven på informationsstyrning. Att identifiera, analysera, anta och implementera rätt programvara är avgörande för att uppnå målen för informationsstyrning.

Programvara för styrning av informationsteknik innehåller ofta lösningar för automatisering av processer och arbetsflöden som digitaliserar de repetitiva och vardagliga delarna av informationsstyrningen.

---

Vad är ett ramverk för informationsstyrning?

Syftet med ett ramverk för styrning av informationsteknik är att fastställa organisationens strategi för informationshantering i ett affärsmässigt, juridiskt och regleringsmässigt sammanhang. Ett effektivt ramverk täcker följande områden.

Omfattning och stadgar

Fastställa omfattningen av programmet för informationsstyrning. Fastställa de rutiner som styr skapande, delning, lagring och bortskaffande av information. Definiera hanteringen av all information och tillhörande system som påverkar företagets juridiska och regulatoriska skyldigheter.

Roller och ansvarsområden

Definiera de viktigaste rollerna och ansvarsområdena i informationsstyrningen. Detta inkluderar informationsstyrningskommittén, informationsstyrningsteamet, informationsriskhanteringsteamet, informationstillgångshanteringsteamet, arkivhanteringsteamet, affärsområdeschefer och anställda.

Informationspolicy och rutiner

Informationsstyrning omfattar flera olika policyer och förfaranden. Ramverket bör uttryckligen räkna upp de policyer som påverkar informationsstyrningen, inklusive informationssäkerhetspolicy, lagringspolicy, kasseringspolicy, arkiveringspolicy, integritetspolicy, ICT-policy, policy för distansarbete och policy för informationsdelning. Informationsrutinerna avgör och definierar sedan hur organisationen och medarbetarna interagerar med information i enlighet med varje fastställd policy.

Tredje part

Viss företagsinformation kommer att skapas och lagras av tredje part. Ramverket fastställer hur organisationen hanterar information med partners, leverantörer och intressenter. Definiera hur informationsstyrning påverkar avtalsförpliktelser och leverantörsrelationer. Fastställ mätvärden som tredje part utvärderas mot för att bekräfta överensstämmelse med målen för informationsstyrning.

Verksamhet, kontinuitet, katastrofåterställning och beredskap

Ramverket bör beskriva processen för rapportering av informationsförluster, rapportering av informationsintrång, incidenthantering, eskalering av incidenter, katastrofåterställning och kontinuitet i verksamheten.

Revision och granskning

Kontinuerlig övervakning av informationsåtkomst, informationsanvändning, efterlevnad av regelverk, informationssäkerhet, infrastrukturprestanda och lagringsprestanda. Genomföra regelbundna riskbedömningar, revisioner och granskningar.

---

Nyckelkomponenter i informationsstyrning

Det är viktigt att förstå definitionerna av och betydelsen av informationsstyrning, datastyrning och ramverk för informationsstyrning. Men vilka är några av komponenterna i en effektiv informationsstyrning?

Kartläggning och utvärdering av information

Lokalisera, fånga, hantera och lagra information var den än finns inom företaget. Identifiera de olika typerna av strukturerad och ostrukturerad information i organisationen. Var lagras informationen? Vem är ansvarig för den? Är den säkerhetskopierad? Är den relevant?

Registerhantering

Hantering av information under hela dess livscykel, från insamling till borttagning. Det omfattar identifiering, klassificering, lagring, säkring, hämtning, spårning, bevarande och förstöring av handlingar. Som namnet antyder ligger fokus här på informationens granulerade element, nämligen dokumentnivån. Andra discipliner (se Knowledge Management och Content Management nedan) strävar efter att ytterligare abstrahera informationens granularitet.

Kunskapshantering

Skapande, delning, användning och hantering av information som innehas av organisationen i syfte att uppfylla företagets mål.

Hantering av innehåll

Skapande, delning, användning och hantering av information som innehas av organisationen i syfte att uppfylla företagets mål. Denna term betonar värdet av den information som lagras i form av vad den presenterar, dvs. som innehåll.

Eftersom denna disciplin ofta är förknippad med efterlevnadsinitiativ, innebär behovet av rigoröshet och säkerhet på företagsnivå att beteckningarna Secure Content Management (SCM) eller Enterprise Content Management (ECM) ofta används.

OpenText erbjuder en unikt kapabel, säker innehållshanteringsprodukt som syftar till att upprätthålla operativ säkerhet och integritet genom att veta vilka data som lagras, vem som har tillgång till dem och vilka policyer som är mest effektiva att hantera.

Informationssäkerhet och åtkomsthantering

Säkerställa att informationen är tillgänglig, autentisk, korrekt och säker. Veta vem som har tillgång till vilken information. Minska och hantera risker som uppstår på grund av obehörig eller onödig tillgång till information. Anställda ska inte ta del av information som inte är nödvändig för att de ska kunna utföra sina arbetsuppgifter, och de ska inte heller få tillgång till affärsinformation via osäkra kanaler.

Hantering av informationens livscykel

Upprätta strategier och policyer för administration av lagringssystem, säkerhetsinfrastruktur, katastrofåterställning, datareplikering och hantering av lagringsarkitektur.

Elektronisk bevisupptagning

Identifieringsprocessen i rättstvister, informationsförfrågningar, myndighetsutredningar och andra rättsliga förfaranden där information lagras i elektronisk form.

Övervakning och granskning

Informationsstyrning är ett ständigt pågående projekt. Utveckla mekanismer för att regelbundet övervaka, granska och förbättra policyer och rutiner för styrning. Affärsmiljön, tekniken och lagstiftningen är aldrig statisk. Strategier som var effektiva för fem år sedan kan vara dåligt rustade för att hantera dagens realiteter.

Dataanalys

I slutändan mäts värdet av god informationsstyrning genom kvaliteten på det strategiska beslutsfattande som data stöder. Därför är data bara så användbara som förmågan att få fram lämpliga insikter från dem, vilket gör dataanalys till en oerhört viktig disciplin för alla organisationers strategiska arbete.

Utanför ramen för innehållshantering eller arkivering av efterlevnad är uppgiften att förstå alla former av data för att stödja strategiska beslut ett mycket bredare ämne, som måste ta hänsyn till den enorma och stora variationen av datakällor och format. Organisationer måste inse att endast 20% av den data som skapas passar in i en tabell, vilket brukar kallas strukturerad data. De övriga 80 procenten levereras i olika format som går under samlingsnamnet ostrukturerad data. Därför krävs det en högre grad av teknisk komplexitet för att tillhandahålla en plattform för insamling, granskning och insikter från alla datakällor. Som ett resultat av detta används ibland termen Data Analytics i stället för Unified Analytics.

Unified Analytics tar hänsyn till informationsflöden som genereras från flera källor för att avkoda informationen i dem, och gör det möjligt för organisationer att fatta strategiska beslut baserat på en holistisk uppsättning handlingsbara insikter. Dessa datakällor inkluderar:

• OpenText™ IDOL™ Förbättrad textanalys
• OpenText™ IDOL™ Videoanalys
• OpenText™ IDOL™ Bildanalys
• OpenText™ IDOL™ Ljudanalys

Analytiker kallar den här disciplinen, och det stöd som finns för den, för Text Analytics eller Insight Engines.

---

Hur delas, lagras och skyddas information?

Informationsstyrning kräver en effektiv strategi för insamling, lagring och analys av data, samt lämpliga faciliteter för hur medarbetarna arbetar med att mata in, dela, samarbeta och skydda data samt hur de får tillgång till den.

En viktig del av effektiv informationsstyrning är därför två andra discipliner som kallas Collaboration och Unified Endpoint Management.

Samarbete

Som namnet antyder sammanför Collaboration människor, projekt och processer på en säker plats för att öka teamets och medarbetarnas produktivitet.

OpenText™ Produkter för arkivering, eDiscovery och datasäkerhet främjar en produktiv och mobil arbetsstyrka genom bättre kommunikation, teamsamarbete, BYOD och enkel åtkomst från alla enheter.

Enhetlig endpoint-hantering

Organisationer hanterar hundratals eller tusentals enheter och applikationer, många tillgångar och en oändlig lista med programvarupatchar. Dessutom förändras arbetsstyrkan ständigt med nya förfrågningar varje dag och under press från förändringar i arbetsvanor. Att tillämpa disciplin för att hantera alla åtkomstpunkter från anställda till organisationens resurser, inklusive alla enheter och varandra, har etiketten Unified Endpoint Management.

OpenText's mångåriga lösning för endpoint management ger allt som krävs för att spåra, hantera och skydda organisationens enheter.

Analytiker kallar denna disciplin, och den support som stöder den, för Unified Endpoint Management Software.

---

Börja din resa mot informationsstyrning

Information kan vara en kraftfull, oumbärlig och avgörande tillgång för alla organisationer. Men det gäller bara om den administreras på rätt sätt. Omfattningen, komplexiteten och mångfalden av den information som dagens företag hanterar kan vara bullrig, överväldigande och försvagande. Gamla tiders informationshanteringsmetoder, där det var lätt att skapa en enda sanningskälla och där informationsinnehavarna var tydligt identifierbara, är inte längre genomförbara. Nu måste de som arbetar med informationsstyrning utvärdera effekterna av interna samarbetsplattformar, API:er (Application Programming Interface), tredjepartsintegrationer och sociala mediekanaler.

Nästan alla stora organisationer hävdar idag att de är datadrivna. Företag som implementerar en sund strategi för informationsstyrning ökar tillgängligheten till information, minskar riskerna, begränsar kostnaderna och följer gällande regler.

OpenText stöder de olika disciplinerna inom informationsstyrning med teknik i företagsklass genom att tillhandahålla ett omfattande utbud av produkter, inklusive:

• OpenText™ Analys avostrukturerad data: AI-driven dataanalys för dina ostrukturerade data
• OpenText™ Data Protector: Säkerhetskopiering och återställning för olika företag
• OpenText™ Endpoint Management och mobil säkerhet: Hantera, säkra och skydda användare och enheter
• OpenText™ Arkivering, eDiscovery och datasäkerhet : Uppfyll lagstadgade krav och efterlevnadsstandarder med centraliserad arkivering