Vad är informationsstyrning?
Översikt
Informationsstyrning skapar ordning i ditt informationskaos. Det handlar om att fastställa policyer och bästa praxis samt att automatisera hur data skapas, används, lagras och raderas. Informationsstyrning omfattar smarta metoder som datalivscykelhantering, datastyrning och AI-styrning och säkerställer att din information används effektivt för att uppnå dina mål. Se det som en färdplan som håller dina data på rätt spår och hjälper din organisation att uppfylla kraven, vara säker och ligga steget före.
Informationsstyrning
Informationsstyrning handlar inte bara om att erkänna information som en strategisk tillgång, utan också om att ge organisationen befogenhet att samordna och övervaka den på hög nivå. Denna befogenhet säkerställer ansvarsskyldighet, integritet, bevarande och skydd av information i hela företaget. Som ett disciplinerat tillvägagångssätt syftar det till att behandla uppgiften holistiskt, ta bort silos och fragmentering och förbättra den lämpliga, effektiva och säkra användningen av teknik och resurser som behövs för att hantera information.
Vilka är fördelarna med ett program för informationsstyrning?
Program för informationsstyrning ger många viktiga fördelar för organisationen. I många fall föreskrivs informationsstyrning av lagar, förordningar och bästa praxis inom branschen. Även om det inte finns några starka lagstadgade krav är informationsstyrning fortfarande en förutsättning för att informationshanteringssystemen ska fungera på ett korrekt sätt.
- Konsistens och integritet: Med dokumenterade och konsekventa policyer och rutiner för informationshantering kan organisationer säkerställa att deras data är mer korrekta, fullständiga och uppdaterade.
- Förbättrad säkerhet och riskhantering: Känslig, proprietär och privat information måste skyddas från obehörig åtkomst med hjälp av de senaste standarderna och bästa praxis för cybersäkerhet.
- Efterlevnad av regelverk: De flesta organisationer har juridiska och branschspecifika krav på lagring av information, säkerhet, integritetsskydd, tillgänglighet och revision.
- Ökad effektivitet: Med välorganiserad information som är lättare att hitta och använda sparas tid och resurser, vilket gör arbetsprocessen mer strömlinjeformad och bekväm.
- Stöd för beslut: Med mer tillförlitliga och tillgängliga data kan ledare fatta mer välgrundade strategiska beslut.
- Kostnadsminskning: Organisationer kan minska lagrings- och hanteringskostnaderna genom att eliminera överflödig eller föråldrad data och effektivisera processer.
- Förbättrat samarbete: Tydliga riktlinjer för informationsdelning kan underlätta samarbetet mellan avdelningar och externa partners.
- Förbättrat rykte: Att visa prov på ansvarsfull informationshantering kan öka intressenternas förtroende och organisationens trovärdighet.
- Bevara värdefull information: Korrekt styrning säkerställer att viktiga historiska och operativa data bevaras och är tillgängliga över tid.
- Underlättande av digital omvandling: Ett gediget ramverk för informationsstyrning utgör grunden för införandet av ny teknik och datadrivna initiativ.
Informationsstyrning bygger på automatisering
I modern tid har även små organisationer terabytes och till och med petabytes av information. Det är opraktiskt att uppnå informationsstyrning utan en hög grad av automatisering och en stark relation mellan informationshanteringssystemet och dess styrfunktioner. Alla typer av informationshanteringssystem innehåller alltid vissa styrningsfunktioner.
Några exempel på automatisering av informationsstyrning inkluderar:
- System för innehålls- och arkivhantering innehåller ofta mycket avancerade kontroller och automatisering av informationsstyrning, och kompletterande system integreras ofta i eller förbättrar ett program för informationsstyrning.
- Intelligent dokumenthantering automatiserar insamling, märkning, bearbetning och lagring av stora informationsvolymer och eliminerar det tråkiga arbetet med att transkribera miljontals sidor med papperskopior, formulär, fax, medicinska formulär med mera till ett säkert och tillgängligt informationshanteringssystem.
- Programvara för innehållsanalys och riskreducering kan skanna stora volymer befintlig och inkommande information efter känslig information, personligt identifierbar information, hälsoinformation och andra riskmarkörer för att identifiera innehåll som behöver granskas, säkras, märkas och skyddas på rätt sätt i ett innehållshanteringssystem.
- Programvara för arkivering och lagringshantering kan sänka kostnaderna för långtidslagring av data och innehåll genom att flytta dem till en enklare och mer ekonomisk lagringsplattform samtidigt som de bevaras på ett effektivt sätt och hålls tillgängliga vid behov.
- eDiscovery och system för tidig bedömning av ärenden hjälper utrednings- och juristteam att beslagta och granska stora volymer innehåll för rättsfall, FOIA-förfrågningar och riskbedömning. Med hjälp av AI, sökning och arbetsflöde ger dessa system ovärderlig hjälp när det gäller att efterleva förfrågningar om utlämnande av handlingar, rättsliga spärrar och andra kritiska processer som kräver dokumentgranskning.
Vad är ett ramverk för informationsstyrning?
Syftet med ett ramverk för styrning av informationsteknik är att fastställa organisationens strategi för informationshantering i ett affärsmässigt, juridiskt och regleringsmässigt sammanhang. Ett effektivt ramverk täcker följande områden.
Omfattning och stadgar
Fastställa omfattningen av programmet för informationsstyrning. Fastställa de rutiner som styr skapande, delning, lagring och bortskaffande av information. Definiera hanteringen av all information och tillhörande system som påverkar företagets juridiska och regulatoriska skyldigheter.
Roller och ansvarsområden
Definiera de viktigaste rollerna och ansvarsområdena i informationsstyrningen. Detta inkluderar informationsstyrningskommittén, informationsstyrningsteamet, informationsriskhanteringsteamet, informationstillgångshanteringsteamet, arkivhanteringsteamet, affärsområdeschefer och anställda.
Informationspolicy och rutiner
Informationsstyrning omfattar flera olika policyer och förfaranden. Ramverket bör uttryckligen räkna upp de policyer som påverkar informationsstyrningen, inklusive informationssäkerhetspolicy, lagringspolicy, kasseringspolicy, arkiveringspolicy, integritetspolicy, ICT-policy, policy för distansarbete och policy för informationsdelning. Informationsrutinerna avgör och definierar sedan hur organisationen och medarbetarna interagerar med information i enlighet med varje fastställd policy.
Tredje part
Viss företagsinformation kommer att skapas och lagras av tredje part. Ramverket fastställer hur organisationen hanterar information med partners, leverantörer och intressenter. Definiera hur informationsstyrning påverkar avtalsförpliktelser och leverantörsrelationer. Fastställ mätvärden som tredje part utvärderas mot för att bekräfta överensstämmelse med målen för informationsstyrning.
Verksamhet, kontinuitet, katastrofåterställning och beredskap
Ramverket bör beskriva processen för rapportering av informationsförluster, rapportering av informationsintrång, incidenthantering, eskalering av incidenter, katastrofåterställning och kontinuitet i verksamheten.
Revision och granskning
Kontinuerlig övervakning av informationsåtkomst, informationsanvändning, efterlevnad av regelverk, informationssäkerhet, infrastrukturprestanda och lagringsprestanda. Genomföra regelbundna riskbedömningar, revisioner och granskningar.
En stark generativ AI-strategi börjar med informationsstyrning
Informationshanteringen utvecklas snabbt med införandet av generativ AI (GenAI) för att påskynda informationsinhämtning och informationsbaserad produktivitet. För att säkerställa framgångsrika användningsfall och framsteg för GenAI inom en organisation bör man beakta dessa sex bästa metoder för projektplanering och beslutsfattande för att förbättra tillförlitligheten och användbarheten för AI:
- Sammanställ betrott innehåll. GenAI är bara så bra som den information det har tillgänglig. Kurerat innehåll som är målmedvetet utvalt kan ge snabba vinster. Starta AI-pilotprojekt med innehåll som uttryckligen godkänts och som det finns stor efterfrågan på. Exempel på detta är färdiga kontrakt, RFP:er, FAQ:er, patentbibliotek, SOP:er och regulatoriskt innehåll.
- Kontrollera spridningen av innehåll. Spridning av innehåll avser borttappade bekvämlighetskopior och övergivna redigerade versioner av dokument i e-post, chattmeddelanden och OneDrive. Den här typen av innehåll kan vara användbart på kort sikt, men eftersom det är brusigt kan det leda till att AI-svaren hamnar ännu mer på villovägar. En väl hanterad informationshanteringsprocess kommer naturligtvis att förbättra noggrannheten och relevansen i de svar som generativ AI producerar.
- Etikettdata. AI-grundningsprocessen blir mer effektiv när mer exakta grundningsdata finns tillgängliga. Tillhandahåll märkta data eller omfattande, korrekta metadata som samlats in genom välskötta innehållstjänster och automatiserade processer så att grundningen blir mer exakt och AI-utvecklingen bättre kan härleda källmaterial.
- Inför bättre säkerhetskontroller. Kommersiella stora språkmodeller förstår inte automatiskt processer och vad som måste säkras. De kan avslöja vad som helst som de har tillgång till. Det är viktigt att noggrant säkra innehållsregister och undvika skugg-IT.
- Ge sammanhang. Sammanhanget är avgörande. Helst vill vi härleda AI:s grundkontext från användarens nuvarande arbetskontext. Kontextfönstret är mest värdefullt om grundstödet fokuseras på en enskild affärstransaktion, t.ex. en ny kund, projektfil, HR-fil eller försäkringsanspråk.
- Införliva styrning av AI. AI-styrning är ett ämne som utvecklas snabbt inom offentlig och organisatorisk policy, lagstiftning och riskreducering. Några av principerna för AI-styrning - en underkategori till informationsstyrning - omfattar transparens och förklarbarhet, rättvisa och icke-diskriminering, integritet och dataskydd, ansvarighet och tillsyn samt säkerhet och robusthet.
GenAI är ett stort steg framåt när det gäller användbarhet och produktivitet, särskilt med stora informationslager. Genom att följa dessa sex viktiga styrningsmetoder är det mycket mer sannolikt att generativa AI-system är trygga, säkra och produktiva.
Starta din resa mot informationsstyrning
Informationsstyrning är en viktig metod för att bli en organisation som har tillgång till information. Den måste dock administreras enligt sunda metoder, i stor skala, på ett säkert sätt och i samarbete med andra processer och informationssystem.
Nästan alla stora organisationer hävdar idag att de är datadrivna. Företag som implementerar en sund strategi för informationsstyrning ökar tillgängligheten till information, minskar riskerna, begränsar kostnaderna och följer gällande regler.
OpenText lösningar för informationsstyrning erbjuder intelligent, policydriven automatisering och integration som hjälper organisationer att minska risker och skydda information för att följa regler, vara säkra och produktiva samtidigt som de driver modernt arbete.
Våra lösningar omfattar:
