¿Qué es la gobernanza de datos?

El entorno empresarial actual, ultracompetitivo, cambiante y en rápida evolución, significa que sólo las empresas más inteligentes, rápidas e innovadoras llegarán a la cima. Sin embargo, este éxito es cada vez más inalcanzable en ausencia de un sólido programa de gobierno de datos. Hoy en día, la empresa media captura enormes volúmenes de información interna y externa, por lo que es necesario aprovechar estos datos para maximizar el valor, reducir los costes y gestionar los riesgos. El gobierno de la información es la disciplina que ayuda a las empresas a conseguirlo.

Para muchas organizaciones, no existe un único repositorio de datos para toda la empresa. Los macrodatos, los datos no estructurados, la creciente complejidad, la diversidad de la información y la inteligencia operativa crean un entorno empresarial con numerosas piezas móviles que exige una estrategia global de gestión de datos exhaustiva y coherente.

Definición de la gobernanza de datos

El gobierno de los datos es el conjunto de políticas, procesos, normas, métricas y funciones que garantizan la utilización eficiente y eficaz de la información con el fin de apoyar a la organización en la realización de sus objetivos. En términos más sencillos, el gobierno de la información es un marco que ayuda a las organizaciones a gestionar mejor los activos de datos.

Establece las responsabilidades y el proceso que garantizan la seguridad y la calidad de los datos en toda una organización. La gobernanza de los datos aclara quién tiene el mandato de tomar qué medidas, sobre qué datos, en qué circunstancias y con qué técnicas. Una estrategia de gobierno de la información bien pensada es crucial para todas las empresas, incluidas las que trabajan con big data.

Por ejemplo, las empresas deben conocer y comprender qué significa el término "cliente" en diferentes contextos y cómo la comprensión del término en cada contexto implica para la gestión de los datos de los clientes.

Ventajas de la gobernanza de datos

La gobernanza de datos aporta una amplia gama de beneficios a la empresa. Entre ellas se incluyen:

Minimizar los riesgos

Una violación de la calidad, seguridad, privacidad, integridad, disponibilidad y fiabilidad de los datos empresariales conlleva riesgos significativos. En primer lugar, las propias operaciones de la organización están en peligro si la información en la que se basan las decisiones no tiene el nivel requerido. En segundo lugar, existe la amenaza de una acción reguladora si se descubre que la empresa ha violado una ley clave como GDPR e HIPAA. En tercer lugar, la reputación de la empresa puede quedar por los suelos, ya que los clientes y los empleados empiezan a desconfiar de los datos. La gobernanza de datos reduce el riesgo abordando sistemáticamente los riesgos clave que podrían poner en peligro la empresa como consecuencia de una mala gestión de los datos.

Comprensión única de los datos en toda la empresa

Hoy en día, una organización media captura, almacena y manipula una cantidad ingente y compleja de datos. Estos datos se capturan a través de decenas, cientos o miles de interfaces repartidas entre múltiples unidades de negocio. Es relativamente fácil que cada unidad de negocio se encierre en un silo y desarrolle su propia definición, comprensión y clasificación de los datos que utiliza. Esto sólo conduce a conflictos durante el traspaso de datos o a una aplicación incoherente de las políticas de tratamiento de datos.

La gobernanza de datos armoniza la comprensión de los datos mediante el desarrollo de una terminología común que se aplica de manera uniforme en toda la organización (aunque las unidades de negocio pueden tener cierto margen de maniobra si eso es lo que necesitan para desempeñar con éxito sus responsabilidades).

Mejora de la calidad de los datos

Los datos impulsan la toma de decisiones en la empresa. Los datos de mala calidad conducen inevitablemente a decisiones equivocadas. Por ejemplo, pensemos en una empresa cuyo objetivo principal son los Baby Boomers y que está estudiando la posibilidad de establecerse en una ciudad en la que no ha estado antes. Algunos de los datos que necesita para saber que está tomando la decisión correcta son la población de Baby Boomers en dicha ciudad. Si los datos en los que se basa son incorrectos o no están actualizados, todas las decisiones que tome a partir de ellos serán intrínsecamente erróneas.

La gobernanza de datos crea un entorno de trabajo que garantiza la coherencia, integridad y exactitud de los datos.

Cartografía de datos

Hay tantas interfaces a través de las cuales se crean o reciben datos en una organización que, con el tiempo, puede resultar difícil tener una idea clara de qué información está bajo la custodia de la empresa.

La gobernanza de la información ofrece a las empresas la posibilidad de localizar todos los datos. Esto hace que los activos de datos sean recuperables, utilizables, fáciles de integrar y más fáciles de conectar con los resultados estratégicos.

Cumplimiento coherente

El gobierno de los datos mejora la experiencia del cliente, reduce los costes operativos, aumenta los ingresos y mejora la eficiencia. Pero para muchas organizaciones, la iniciativa de gobierno de la información está impulsada principalmente por la necesidad de cumplir la normativa. La normativa real sobre tratamiento de datos a la que está sujeta una empresa variará en función del sector y la jurisdicción.

Los reglamentos y normas pueden incluir HIPAA, GDPR, SOX y PCI DSS. Las sanciones por incumplimiento pueden ser graves. En casos de infracción reiterada, el incumplimiento puede llevar incluso a la revocación de la licencia comercial.

Mejora de la gestión de datos

Los términos gobernanza de datos y gestión de datos suelen utilizarse indistintamente, pero la gestión de datos es, de hecho, un subconjunto de la gobernanza de datos. Un buen marco de gobernanza de la información aporta el toque humano a un mundo impulsado por la tecnología y altamente automatizado.

Establece mejores prácticas y códigos de conducta en la gestión de datos que trascienden el enfoque tradicional excesivamente centrado en los controles del sistema. Garantiza que las áreas de cumplimiento, seguridad y legalidad de la gestión de datos se apliquen de forma coherente y exhaustiva.

Conocimientos mejores y más rápidos

Un ejercicio de implantación de la gobernanza de datos ayuda a racionalizar y organizar la información empresarial. Esta organización no solo mejora la calidad de los propios datos, sino que también permite obtener información mejor y más rápida.

A menudo, la naturaleza distribuida, irregular, incoherente y variada de los datos empresariales puede dificultar la extracción de información concluyente. No es raro que el proceso de generación de un informe empresarial lleve horas o incluso días, simplemente por el formateo y la armonización que deben realizarse antes de que los datos puedan utilizarse provechosamente.

La gobernanza de la información obliga a consolidar e integrar los datos de forma que se acelere la extracción de información.

Mejor colaboración

Una empresa puede tener grandes empleados. Pero tener grandes empleados no se traduce necesariamente en departamentos eficaces. Y unos departamentos eficaces individualmente no siempre se traducirán en una organización eficaz. Cuanto mejor sea la colaboración entre departamentos, mejor será la calidad del trabajo global de la organización.

Poner en marcha una iniciativa de gobernanza de datos significa derribar muros entre departamentos y fomentar un enfoque coordinado del tratamiento de datos. Incluso una vez finalizado el proceso de implantación del marco de gobernanza de datos, es probable que los canales de colaboración establecidos y la camaradería entre departamentos perduren mucho tiempo después.

Además, la alta calidad de los datos y su tratamiento coherente en toda la empresa eliminarán muchos de los puntos de fricción existentes hasta ahora.

Mayor valor de los datos

Sólo en la última década, más o menos, las empresas han empezado a apreciar el lugar que ocupan los datos como activo empresarial al mismo nivel que los edificios, los automóviles, el dinero en efectivo y los empleados. Sin embargo, el valor de los datos empresariales reside en su capacidad para impulsar eficazmente a la empresa hacia sus objetivos estratégicos.

Un marco de gobernanza de datos mejora la calidad de los datos y, por tanto, los convierte en un activo más para la empresa.

Costes reducidos

Los datos mal gobernados y gestionados aumentan los costes empresariales de múltiples maneras. Una estrategia desacertada, conflictos interdepartamentales, modelos erróneos, un desarrollo de productos mal informado y una planificación deficiente son ejemplos de las distintas formas en que unos datos de mala calidad pueden desencadenar decisiones que acaben costando caro a una empresa.

La gobernanza de la información mejora la calidad de los datos empresariales y, por tanto, elimina los gastos innecesarios en los que de otro modo incurriría la empresa.

Elegir una herramienta de gobierno de datos

La gobernanza de la información no tiene que ver únicamente con la tecnología, pero es prácticamente imposible implantar la gobernanza de los datos de forma significativa sin cierta dependencia de los sistemas informáticos. Al fin y al cabo, la mayor parte de los datos empresariales se almacenan hoy en día en formato electrónico. Hay muchas herramientas de gobierno de la información entre las que elegir. Su coste y funcionalidad varían mucho.

Aparte de las consideraciones básicas, como el presupuesto, hay varios aspectos a los que debe prestar atención para estar seguro de elegir la tecnología de gobierno de datos más adecuada. Entre ellos se encuentran la escalabilidad, la compatibilidad con los sistemas existentes, la calidad de la atención al cliente y las opiniones de usuarios anteriores.

Conclusión

Implantar un marco de gobernanza de datos no es algo que se pueda lograr de una sola vez. Es un proceso complejo y a largo plazo. Esto significa que existe el peligro de que los participantes y las partes interesadas pierdan el entusiasmo con el tiempo. Para que el proyecto resulte más emocionante y cercano, puede ser aconsejable que apliques el método ágil de gestión de proyectos.

Ergo, descomponga la iniciativa en historias de trabajo y, a continuación, identifique las historias que tienen mayor prioridad para empezar a trabajar en ellas. Ejecute estas historias prioritarias a través del flujo de trabajo ágil de forma iterativa hasta que satisfagan las expectativas del marco de gobernanza de la información. A medida que completes algunas historias de trabajo, emprende otras nuevas. De este modo, la iniciativa de gobernanza parecerá manejable y finita.

Los principales impulsores del negocio determinarán qué historias y datos necesitan la máxima prioridad. Por ejemplo, si uno de los impulsores de su iniciativa de gobernanza de datos es garantizar la protección de la información sanitaria (en cumplimiento de normativas como la HIPAA y el GDPR), entonces una historia de trabajo sería proteger los datos de los pacientes durante la captura, el almacenamiento, el tránsito y el uso.

El consejo de gobernanza de datos debe asegurarse de formular todas las preguntas adecuadas al inicio de la iniciativa a los responsables de las unidades de negocio y otras partes interesadas. Así se garantiza que el proyecto arranque con buen pie y con una imagen clara del estado actual de la gobernanza y del objetivo final de la iniciativa.