Vad är datastyrning?

Dagens extremt konkurrensutsatta, snabbrörliga och snabbt föränderliga affärsmiljö innebär att endast de smartaste, snabbaste och mest innovativa företagen kommer att nå toppen. En sådan framgång är dock alltmer ouppnåelig om det inte finns ett robust datastyrningsprogram. Eftersom ett genomsnittligt företag idag samlar in enorma mängder intern och extern information finns det ett behov av att utnyttja dessa data för att maximera värdet, minska kostnaderna och hantera risker. Informationsstyrning är den disciplin som hjälper företag att göra just detta.

För många organisationer finns det inte bara en enda företagsövergripande datalagringsplats. Big data, ostrukturerad data, ökande komplexitet, informationsmångfald och operativ intelligens skapar en affärsmiljö med många rörliga delar som kräver en grundlig och konsekvent övergripande strategi för datahantering.

Definiera datastyrning

Datastyrning är en uppsättning policyer, processer, standarder, mätvärden och roller som säkerställer att information används på ett effektivt sätt för att stödja organisationen i att uppnå sina mål. I enklare termer är informationsstyrning ett ramverk som hjälper organisationer att hantera datatillgångar på ett bättre sätt.

Den fastställer ansvarsområden och processer som säkerställer datasäkerhet och datakvalitet inom hela organisationen. Datastyrning klargör vem som har mandat att vidta vilka åtgärder, på vilka data, under vilka omständigheter och med hjälp av vilka tekniker. En väl genomtänkt strategi för informationsstyrning är avgörande för alla företag, inklusive de som arbetar med big data.

Företag måste till exempel veta och förstå vad begreppet "kund" betyder i olika sammanhang och hur förståelsen av begreppet i varje sammanhang påverkar hanteringen av kunddata.

Fördelar med datastyrning

Datastyrning ger en rad fördelar för företaget. Dessa inkluderar:

Minimera riskerna

Att bryta mot kraven på kvalitet, säkerhet, integritet, tillgänglighet och tillförlitlighet för affärsdata medför betydande risker. För det första kan organisationens verksamhet äventyras om den information som ligger till grund för besluten inte håller den standard som krävs. För det andra finns det ett hot om rättsliga åtgärder om det visar sig att företaget har brutit mot en viktig lag, t.ex. GDPR och HIPAA. För det tredje kan företagets rykte raseras när kunder och medarbetare börjar misstro uppgifterna. Datastyrning minskar riskerna genom att systematiskt ta itu med de viktigaste riskerna som kan äventyra verksamheten till följd av dålig datahantering.

En enda företagsövergripande förståelse av data

En genomsnittlig organisation samlar in, lagrar och hanterar idag en stor och komplex mängd data. Dessa data samlas in via tiotals, hundratals eller tusentals gränssnitt som är spridda över flera affärsenheter. Det är relativt lätt för varje affärsenhet att sugas in i en silo och utveckla sin egen definition, förståelse och klassificering av de data som den använder. Detta leder bara till konflikter vid dataöverföringar eller inkonsekvent tillämpning av policyer för datahantering.

Datastyrning harmoniserar förståelsen av data genom att utveckla en gemensam terminologi som tillämpas enhetligt i hela organisationen (även om affärsenheter kan ges visst spelrum om det är vad som krävs för att de ska kunna fullgöra sina uppgifter på ett framgångsrikt sätt).

Förbättrad datakvalitet

Data styr företagets beslutsfattande. Data av dålig kvalitet leder oundvikligen till dåliga beslut. Tänk till exempel på ett företag vars primära målgrupp är babyboomers och som funderar på att etablera sig i en stad som det inte har besökt tidigare. Några av de uppgifter som företaget behöver för att veta att det fattar rätt beslut är befolkningen i Boomers i den nämnda staden. Om de data som används är felaktiga eller föråldrade kommer alla beslut som fattas med hjälp av dem att vara felaktiga.

Datastyrning skapar en arbetsmiljö som säkerställer att data är konsekventa, fullständiga och korrekta.

Kartläggning av data

Det finns så många gränssnitt genom vilka data skapas eller tas emot i en organisation att det med tiden kan bli svårt att få en tydlig bild av vilken information som finns i företagets förvar.

Informationsstyrning ger företag möjlighet att kartlägga var all data finns. Detta gör datatillgångarna sökbara, användbara, lätta att integrera och lättare att koppla till strategiska resultat.

Konsekvent efterlevnad

Datastyrning förbättrar kundupplevelsen, minskar driftskostnaderna, ökar intäkterna och förbättrar effektiviteten. Men för många organisationer drivs initiativet för informationsstyrning främst av behovet av att följa lagar och regler. De faktiska regler för datahantering som ett företag omfattas av varierar beroende på bransch och jurisdiktion.

Föreskrifterna och standarderna kan omfatta HIPAA, GDPR, SOX och PCI DSS. Sanktionerna för bristande efterlevnad kan vara stränga. Vid upprepade överträdelser kan bristande efterlevnad till och med leda till att en företagslicens återkallas.

Förbättrad datahantering

Termerna datastyrning och datahantering används ofta synonymt, men datahantering är i själva verket en delmängd av datastyrning. Ett bra ramverk för informationsstyrning ger en mänsklig touch i en teknikdriven och mycket automatiserad värld.

Den fastställer bästa praxis och uppförandekoder för datahantering som överskrider det traditionella överdrivna fokuset på systemkontroller. Det säkerställer att efterlevnad, säkerhet och juridiska områden inom datahantering tillämpas konsekvent och heltäckande.

Bättre och snabbare insikter

En implementering av datastyrning hjälper till att effektivisera och organisera företagets information. En sådan organisation förbättrar inte bara kvaliteten på själva datan, utan leder också till bättre och snabbare insikter.

Ofta kan den distribuerade, oregelbundna, inkonsekventa och varierade karaktären hos affärsdata göra det svårt att få fram avgörande insikter. Det är inte ovanligt att processen för att generera en affärsrapport tar timmar eller till och med dagar, helt enkelt på grund av den formatering och harmonisering som måste göras innan data kan utnyttjas på ett fördelaktigt sätt.

Informationsstyrning tvingar fram datakonsolidering och dataintegration på ett sätt som gör det möjligt att snabbare utvinna insikter.

Bättre samarbete

Ett företag kan ha fantastiska medarbetare. Men att ha bra medarbetare innebär inte nödvändigtvis att man har effektiva avdelningar. Och individuellt effektiva avdelningar leder inte alltid till en effektiv organisation. Ju bättre samarbetet mellan avdelningarna är, desto bättre blir kvaliteten på organisationens totala arbetsresultat.

Att implementera ett datastyrningsinitiativ innebär att riva murar mellan avdelningar och uppmuntra till en samordnad strategi för datahantering. Även när processen med att rulla ut ramverket för datastyrning är klar kommer de etablerade samarbetskanalerna och kamratskapen mellan avdelningarna sannolikt att leva kvar långt efteråt.

Dessutom kommer den höga datakvaliteten och den konsekventa hanteringen av data i hela verksamheten att eliminera många av de friktionspunkter som tidigare fanns.

Ökat värde på data

Det är först under det senaste decenniet som företagen har börjat inse att data är en affärstillgång på samma sätt som byggnader, bilar, kontanter och anställda. Värdet av affärsdata ligger dock i dess förmåga att på ett effektivt sätt driva företaget mot dess strategiska mål.

Ett ramverk för datastyrning förbättrar datakvaliteten och gör den därmed till en större tillgång för företaget.

Minskade kostnader

Dåligt styrd och hanterad data ökar företagets kostnader på flera sätt. Felaktig strategi, konflikter mellan avdelningar, bristfälliga modeller, felaktig produktutveckling och dålig planering är exempel på hur data av dålig kvalitet kan leda till beslut som i slutändan kostar företaget dyrt.

Informationsstyrning förbättrar kvaliteten på affärsdata och eliminerar därmed onödiga kostnader som företaget annars skulle ha ådragit sig.

Att välja ett verktyg för datastyrning

Informationsstyrning handlar inte bara om teknik, men det är praktiskt taget omöjligt att implementera datastyrning på ett meningsfullt sätt utan ett visst beroende av IT-system. När allt kommer omkring finns huvuddelen av företagsdata idag i elektronisk form. Det finns många verktyg för informationsstyrning att välja mellan. Kostnaden och funktionaliteten varierar stort.

Förutom att ta hänsyn till grundläggande faktorer som budget finns det flera aspekter som du måste vara uppmärksam på för att vara säker på att du väljer den mest lämpliga tekniken för datastyrning. Dessa inkluderar skalbarhet, kompatibilitet med befintliga system, kvalitet på kundsupport och recensioner från tidigare användare.

Slutsats

Att implementera ett ramverk för datastyrning är inte något du kan åstadkomma på en gång. Istället är det en komplex och långsiktig process. Det innebär att det finns en risk för att deltagare och intressenter tappar entusiasmen med tiden. För att göra projektet mer spännande och relaterbart kan det vara lämpligt för dig att tillämpa den agila metoden för projektledning.

Bryt därför ner initiativet i arbetsberättelser och identifiera sedan de berättelser som har högst prioritet att börja med. Kör dessa prioriterade berättelser genom det agila arbetsflödet iterativt tills de uppfyller förväntningarna i ramverket för informationsstyrning. När du har slutfört vissa arbetsberättelser kan du ta dig an nya. På så sätt kommer styrningsinitiativet att kännas hanterbart och avgränsat.

De viktigaste drivkrafterna för verksamheten avgör vilka berättelser och databehov som ska prioriteras högst. Om till exempel en av drivkrafterna bakom ditt initiativ för datastyrning är att säkerställa skyddet av vårdinformation (i enlighet med bestämmelser som HIPAA och GDPR), skulle en arbetsberättelse vara att skydda patientdata under insamling, lagring, överföring och användning.

Datastyrningsrådet bör se till att ställa alla rätt frågor i början av initiativet till affärsenhetschefer och andra intressenter. På så sätt säkerställer man att projektet startar på rätt sätt och med en tydlig bild av den aktuella statusen för styrningen och slutmålet för initiativet.