什麼是內容管理？

內容管理是組裝、組織、交付、檢索和管理網站或企業業務內容的做法。如果沒有內容管理流程，數位內容生命週期（創建、分發、存儲、報廢）就會陷入混亂，使內容變得非結構化、無法訪問和雜亂無章。

企業每天都會生成大量數據。如今，很少有組織能夠準備好應對企業數據的數量、速度和種類的指數級增長。很少有人能夠管理和核算這些數據，並使整個組織能夠訪問由此產生的記錄。雖然資訊治理在政府實體中是一種行之有效的做法，但私營部門組織歷來沒有被迫投資於企業內容管理 （ECM） 系統。隨著生成式 AI 的興起、對個人化用戶體驗的需求以及其他因素，企業內容管理正在成為一種要求，而不僅僅是“可有可無”。

在此內容管理概述中，您將了解內容管理的所有方面及其在構建Web和企業內容及業務數據中的不可或缺的作用。

內容管理的重要性

內容管理使您能夠控制數位資訊的創建、發佈和分發。換句話說，它可以説明您組織自己的想法和想法，以便其他人可以找到和消費您的內容。

如果沒有內容管理，互聯網將是一大堆沒有韻律或理由的資訊。同樣，如果您的業務與當今的大多數企業一樣，您還需要將數據存儲在多個系統和資訊存儲庫中，這種方法在過去二十年中隨著資訊技術的快速發展而成為常態。

遺憾的是，隨著數據量的持續增加，您將面臨重大的業務風險和效率損失，因為您根本無法控制孤立存儲庫中包含的所有資訊。尋找未妥善管理的特定文檔會浪費時間，而且您可能並不完全瞭解您實際擁有的其他資訊。借助 內容管理解決方案，您可以將所有這些資訊放入一個易於訪問和導航的有序系統中。

內容管理通常遵循八個步驟：

1. 計劃： 確定要創建的內容類型以及發佈位置。
2. 創造： 開發想法並將這些想法轉化為內容，例如視頻和博客文章。
3. 商店： 一旦你有了你的內容，你需要存儲它，以便其他人可以訪問它。企業通常將內容存儲在網站、存儲庫或博客上。
4. 建立工作流： 創建符合組織策略並保持品質一致性的內容。
5. 編輯： 編輯是為人們和搜尋引擎爬蟲創建隨時可見的內容的最關鍵階段之一。
6. 發佈： 向使用者（包括網站訪問者或使用企業 Intranet 的員工）交付內容。
7. 治理和控制： 降低風險並保護資訊，以在整個內容生命週期中保持合規性和安全性 。
8. 歸檔或刪除： 當內容不再相關時，將其移除或歸檔。

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內容管理有哪些好處？

內容管理對企業的好處包括：

• 提高效率： 內容管理可幫助企業自動化和組織內容發佈和編輯流程。這樣可以提高效率和生產力。
• 改善客戶服務： 通過內容管理，企業可以創建自助服務門戶，客戶可以在其中找到問題的答案，而無需聯繫客戶服務。
• 降低運營成本： 使用內容管理原則自動執行任務可以幫助企業節省工作力成本。
• 增強的在線可見性： 簡化內容管理流程可以更輕鬆地提高搜尋引擎排名，使網站更有可能接觸到潛在客戶。 

內容管理對個人的好處包括：

• 方便的資訊： 通過內容管理，個人可以找到他們需要的資訊，而無需搜索雜亂無章的數據。
• 更好的內容控制： 個人可以使用內容管理來確定誰有權訪問其內容以及如何使用內容。
• 簡單傳播： 內容管理使個人可以輕鬆地通過社交媒體、電子郵件和其他管道分享他們的內容。

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什麼是內容管理策略？

由於管理在線和企業業務內容是一個深入的過程，因此組織必須制定控制其數字內容的策略。遵循以下策略對於確保任何內容管理框架的成功至關重要：

• 映射您的優先權： 了解什麼對您的組織很重要，然後使您的內容管理策略與這些優先事項保持一致，這一點至關重要。是否要對用戶進行培訓或將他們指向您組織的某個產品或服務？
• 定義您的目標受眾： 為您的內容確定相關受眾對於確保準確的交付和參與至關重要。您可以通過社交媒體平臺上的市場研究、關鍵字研究和情緒分析來定義目標受眾。
• 確定您的內容管道： 確定哪些內容管道對您的受眾至關重要至關重要。無論是通過電子郵件還是社交媒體，尋找相關的內容管道都有助於創建適當的內容管理框架。
• 建立內容建立流程： 這應該包括創建內容的所有階段，從構思到發佈。
• 利用正確的技術： 它需要網站開發平臺、分析工具和其他資產管理工具來協助網站內容創建、組織、傳播和性能分析。

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什麼是內容管理框架？

內容管理框架是支援數位內容創建、管理和交付的平臺。它包括在整個生命週期中管理數位內容所需的流程、策略、人員和技術。

數位內容管理框架主要有五種類型：

1. 企業內容管理系統 （ECM）： ECM 是一個存儲、管理和交付企業級內容的平臺。這包括對組織很重要的文件、圖像、視頻和其他形式的內容。ECM 平臺應與關鍵的企業應用程式和系統（例如企業資源規劃、客戶關係管理、人力資本管理和供應鏈管理解決方案）無縫集成，以加速業務流程並利用它們生成的數據。ECM 包括可以快速部署的雲端內容管理 ，使組織能夠在雲中存儲、管理和協作數位內容。
2. Digital Asset Management 系統 （DAM）： DAM 是一種用於存儲和管理數位資產（如圖像、視頻和音訊檔）的 CMS。它可以幫助組織跟蹤其數位內容並確保其井井有條且易於訪問。
3. 社交媒體內容管理： 該框架涉及在Facebook和 X（前身為 Twitter）等社交媒體平臺上規劃和發佈內容。社交媒體內容管理的目標是幫助創建具有明確目標的強大社交媒體行銷策略。
4. 移動內容管理 （MCM）： MCM 平臺可在智慧手機、平板電腦和其他智慧設備上提供資訊。
5. Web 內容管理系統 （CMS）： Web CMS 是一個説明您創建和管理網站的平臺。它提供了一種儲存網站檔、跟蹤對這些檔所做的更改以及將更改發佈到實時網站的方法。

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結構化內容與非結構化內容

內容可以是結構化的，也可以是非結構化的。結構化內容格式繁多，計算機可以輕鬆閱讀。它包括存儲在關係資料庫中的資料庫、電子錶格和 XML 檔。非結構化內容不是以特定的預定義方式格式化，計算機更難閱讀。它包括存儲在數據湖中的文本文檔、圖像和視頻。

大多數內容管理工具都適用於結構化和非結構化內容。但是，某些系統更適合處理一種類型的內容。例如，DAM 系統更適合處理非結構化內容，例如圖像和視頻。另一方面，CMS 更有能力管理結構化內容。

所有組織都有不同的需求和優先事項，因此選擇適當的結構取決於偏好。

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內容管理範例

組織將內容管理策略用於各種目的。例如，公司可能使用內容管理來：

• Share 內部資訊：企業使用內容管理策略通過公司內部網（如文檔、圖像和視頻）在內部共享資訊。
• 發佈網站：您可以使用內容管理來儲存網站檔、跟蹤對這些檔案所做的更改以及將更改發佈到即時網站。
• 創建在線商店：公司可以使用內容管理來創建在線商店，在其中可以管理產品資訊，例如描述、定價和可用性。
• 開發移動應用：企業可以使用內容管理通過管理應用程式內容（如文本、圖像和視頻）來開發移動應用程式。

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什麼是 AI 內容管理？

AI 內容管理 使用生成式 AI 和大型語言模型 （LLM） 來自動化、優化和增強數位內容的創建、組織和分發。它利用機器學習演算法、自然語言處理和其他技術來簡化工作流程、提高內容品質，並跨平臺提供更高效和個人化的用戶體驗。

以下是 AI 內容管理可以使您的業務受益的幾種方式：

內容組織

• 自動標記、分類和索引內容
• 改進了內容管理系統 （CMS） 中的可查找性
• 識別內容片段之間的關係，以獲得更好的見解

分析和見解

• 識別熱門話題和情緒分析
• 提供可操作的見解以支援業務決策
• 總結或翻譯文件

工作流程自動化

• 與CRM、ERP或 HCM 等其他工具整合
• 創建工作流或代表使用者執行操作
• 作為業務流程的一部分啟動回應，例如任務通知

安全性和合規性

• 識別內容中的敏感資訊
• 確保符合GDPR等法規
• 自動管理訪問許可權和版本控制
• 主動標記潛在風險

內容創作

• 根據請求生成內容或文檔
• 協助撰寫電子郵件、提案和社交媒體帖子等內容
• 驗證文本並提出修復建議，以改善可讀性或抄襲等問題

內容策劃

• 聚合來自各種來源的相關內容
• 根據質量和相關性對內容進行篩選和排名
• 為使用者創建個人化內容源

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