什麼是資訊治理？
概述
資訊治理為混亂的訊息帶來秩序。這一切都是關於設定策略和最佳實踐以及自動化資料的建立、使用、儲存和刪除方式。資訊治理涵蓋資料生命週期管理、資料治理和人工智慧治理等智慧實踐，可確保有效利用您的資訊來實現您的目標。將其視為讓您的資料步入正軌、幫助您的組織保持合規、安全和領先的路線圖。
資訊治理
資訊治理不僅是將資訊視為策略資產，還授權組織將其置於高層協調和監督之下。這種授權確保了整個企業資訊的問責制、完整性、保存和保護。作為一種嚴格的方法，它旨在從整體上對待任務，消除孤島和碎片化，並改進管理資訊所需的技術和資源的適當、高效和安全的使用。
資訊治理計劃有哪些好處？
資訊治理計劃為組織帶來了許多重要的好處。在許多情況下，資訊治理是由法律、法規和行業最佳實踐規定的。即使沒有強有力的監管要求，資訊治理對於資訊管理系統的有序運作仍然至關重要。
- 一致性和完整性：透過記錄、一致的資訊管理政策和程序，組織可以確保其資料更加準確、完整和最新。
- 增強的安全性和風險管理：必須使用最新的網路安全標準和最佳實踐來保護敏感、專有和私人資訊免遭未經授權的存取。
- 監管合規性：大多數組織對資訊保留、安全、隱私保護、可訪問性和審計都有法律和行業特定要求。
- 提高效率：組織良好的資訊更容易找到和使用，可以節省時間和資源，使工作流程更加精簡和方便。
- 決策支援：透過更可靠、更容易取得的數據，領導者可以做出更明智的策略決策。
- 降低成本：組織可以透過消除冗餘或過時的資料並簡化流程來降低儲存和管理成本。
- 改善協作：明確的資訊共享政策可以促進部門和外部合作夥伴之間更好的合作。
- 提高聲譽：展示負責任的資訊管理可以提高利害關係人的信任和組織信譽。
- 保留有價值的資訊：適當的治理可確保重要的歷史和營運資料得以保留並隨著時間的推移可存取。
- 促進數位轉型：堅實的資訊治理框架為採用新技術和數據驅動的措施奠定了基礎。
資訊治理依賴自動化
在現代，即使是中等規模的組織也擁有 TB 甚至 PB 的資訊。如果沒有高水準的自動化以及資訊管理系統與其治理能力之間沒有牢固的關係，那麼實現資訊治理是不切實際的。所有類型的資訊管理系統都不可避免地包含一些治理功能。
資訊治理自動化的一些範例包括：
- 內容和記錄管理系統通常包括高度先進的資訊治理控制和自動化，並且輔助系統通常整合到或增強資訊治理計劃。
- 智慧型文件處理可自動擷取、標記、處理和儲存大量資訊，從而消除將數百萬頁硬拷貝、表格、傳真、醫療表格等轉錄到安全且可存取的資訊管理系統中的繁瑣工作。
- 內容分析和風險緩解軟體可以掃描大量現有和傳入訊息，以查找敏感資訊、個人識別資訊、健康資訊和其他風險標記，以識別內容管理系統中需要審查、保護、正確標記和保護的內容。
- 歸檔和儲存管理軟體可以將資料和內容轉移到更簡單、更經濟的儲存平台，同時有效地保存資料和內容，並在必要時保持可存取性，從而降低資料和內容的長期保留成本。
- eDiscovery和早期案件評估系統可協助調查和法律團隊隔離和審查大量法律案件、《資訊自由法》請求和風險評估內容。這些系統利用人工智慧、搜尋和工作流程，為遵守發現請求、法律保留和其他需要文件審查的關鍵流程提供了寶貴的幫助。
什麼是資訊治理框架？
資訊技術治理框架的目的是在業務、法律和法規環境中建立組織的資訊管理方法。一個有效的框架涵蓋以下幾個方面。
範圍和章程
確定資訊治理計劃的範圍。制定管理資訊創建、共享、儲存和處置的程序。定義影響企業法律和監管義務的所有資訊和相關係統的管理。
角色和職責
定義資訊治理中的關鍵角色和職責。這包括資訊治理委員會、資訊治理團隊、信息風險管理團隊、資訊資產管理團隊、記錄管理團隊、業務線經理和員工。
資訊政策和程式
資訊治理包括多種不同的政策和程序。此架構應明確列舉影響資訊治理的政策，包括資訊安全政策、保留政策、處置政策、歸檔政策、隱私權政策、ICT政策、遠距工作政策和資訊共享政策。然後，資訊程序根據規定的每項政策確定和定義組織和員工如何與資訊互動。
第三方
部分企業資訊將由第三方創建和存儲。該框架確立了組織如何與合作夥伴、供應商和利益相關者一起管理資訊。定義資訊治理如何影響合同義務和供應商關係。建立評估第三方的指標，以確認是否符合資訊治理目標。
業務、連續性、災難恢復和應急
該框架應規定報告資訊丟失、報告信息洩露、事件管理、事件升級、災難恢復和業務連續性的流程。
審核和審查
持續監控資訊訪問、資訊使用、法規遵從性、資訊安全、基礎架構性能和存儲性能。定期進行風險評估、審計和審查。
強大的生成式人工智慧策略從資訊治理開始
隨著生成式人工智慧 (GenAI) 工具的引入，資訊管理正在迅速發展，以加速資訊發現和基於資訊的生產力。為了確保 GenAI 成功使用案例並在組織內取得進步，請在專案規劃和治理政策制定中考慮以下六種最佳實踐，以提高 AI 的可信度和實用性：
- 策劃可信內容。 GenAI 的好壞取決於它所掌握的資訊。有目的地選擇的策劃內容可以快速獲勝。推出具有明確批准的高需求內容的人工智慧試點計畫。例如已完成的合約、RFP、常見問題、專利庫、SOP 和監管內容。
- 控制內容蔓延。內容蔓延是指電子郵件、聊天訊息和 OneDrive 中的零散方便副本和廢棄的文件編輯版本。此類內容在短期內可能有用，但由於其噪音較大，因此可能會導致人工智慧回應進一步誤入歧途。管理良好的資訊管理流程自然會提高生成式人工智慧產生的回應的準確性和相關性。
- 標籤數據。當獲得更精確的接地數據時，人工智慧接地過程將更加有效。提供透過管理良好的內容服務和自動化流程收集的標記數據或豐富、準確的元數據，以便基礎更加準確，人工智慧的進步可以更好地推斷來源材料。
- 制定更好的安全控制措施。商業大型語言模式不會自動理解流程以及必須保護的內容。他們可以透露他們有權訪問的任何內容。努力保護內容儲存庫並避免影子 IT 至關重要。
- 提供上下文。背景很關鍵。理想情況下，我們希望從使用者目前的工作環境中推斷人工智慧基礎環境。如果基礎專注於單一業務事務（例如新客戶、專案文件、人力資源文件或保險索賠），則上下文視窗最有價值。
- 納入人工智慧治理。人工智慧治理是一個快速發展的公共和組織政策、立法和風險緩解主題。人工智慧治理（資訊治理的一個子類別）的一些原則包括透明度和可解釋性、公平性和非歧視性、隱私和資料保護、問責和監督以及安全性和穩健性。
GenAI 在可用性和生產力方面實現了巨大飛躍，尤其是在擁有大量資訊儲存庫的情況下。透過遵循這六項基本的治理實踐，生成式人工智慧系統更有可能變得安全、可靠和高效。
開始您的資訊治理之旅
資訊治理是成為資訊賦能組織的重要實踐。然而，它必須根據合理的實踐進行大規模、安全的管理，並與其他流程和資訊系統合作。
如今，幾乎每個大型組織都聲稱自己是數據驅動的。實施健全的資訊治理戰略的企業可以增強資訊可用性、降低風險、控制成本並遵守法規。
OpenText 資訊治理解決方案提供智慧、策略驅動的自動化和集成，幫助組織降低風險並保護訊息，以保持合規、安全和高效，同時為現代工作提供動力。
我們的解決方案包括：
