¿Qué es la gestión de contenidos?

La gestión de contenidos es la práctica de ensamblar, organizar, entregar, recuperar y gobernar el contenido de un sitio web o de una empresa. Sin los procesos de gestión de contenidos, el ciclo de vida de los contenidos digitales (creación, distribución, almacenamiento y retirada) se desbocaría y dejaría los contenidos desestructurados, inaccesibles y desorganizados.

Las empresas generan diariamente una enorme cantidad de datos. Hoy en día, pocas organizaciones están preparadas para gestionar el crecimiento exponencial del volumen, la velocidad y la variedad de sus datos empresariales. Menos aún están equipadas para gestionar y contabilizar esos datos y hacer que los registros resultantes sean accesibles a la organización en su conjunto. Mientras que el gobierno de la información es una práctica bien establecida entre las entidades gubernamentales, las organizaciones del sector privado históricamente no se han visto obligadas a invertir en sistemas de gestión de contenidos empresariales (ECM). Con el auge de la IA generativa, la demanda de experiencias de usuario personalizadas y otros factores, la gestión de contenidos empresariales se está convirtiendo en un requisito y no sólo en un "bonito tener".

En esta descripción general de la gestión de contenidos, conocerá todos los aspectos de la gestión de contenidos y su papel integral en la estructuración de contenidos web y empresariales y datos de negocio.

La importancia de la gestión de contenidos

La gestión de contenidos le permite controlar la creación, publicación y distribución de información digital. En otras palabras, le ayuda a organizar sus pensamientos e ideas para que otros puedan encontrar y consumir sus contenidos.

Sin la gestión de contenidos, Internet sería un gran revoltijo de información sin ton ni son. Del mismo modo, si su empresa es como la mayoría de las actuales, también almacena datos en varios sistemas y repositorios de información, un enfoque que se ha convertido en la norma en las dos últimas décadas con los rápidos avances de la tecnología de la información.

Lamentablemente, a medida que aumenta el volumen de datos, la empresa se enfrenta a importantes riesgos y pérdidas de eficacia, ya que no puede controlar toda la información contenida en repositorios aislados. Se pierde tiempo buscando un documento concreto que no se ha gestionado adecuadamente, y es posible que no sea plenamente consciente de qué otra información tiene en realidad. Con una solución de gestión de contenidos, puede poner toda esa información en un sistema ordenado de fácil acceso y navegación.

La gestión de contenidos suele seguir un proceso de ocho pasos:

1. Planificar: Decide qué tipo de contenidos quieres crear y dónde publicarlos.
2. Crear: Desarrollar ideas y convertir esas ideas en contenidos, como vídeos y entradas de blog.
3. Almacenar: Una vez que tienes tu contenido, necesitas almacenarlo para que otros puedan acceder a él. Las empresas suelen almacenar los contenidos en un sitio web, un repositorio o un blog.
4. Establezca un flujo de trabajo: Cree contenidos que se ajusten a las políticas de la organización y mantengan la coherencia de la calidad.
5. Edición: La edición es una de las fases más críticas en la creación de contenidos listos para ser vistos tanto por las personas como por los rastreadores de los motores de búsqueda.
6. Publicar: Entregar contenidos a los usuarios, incluidos los visitantes del sitio web o los empleados que utilizan la intranet de una empresa.
7. Gobernar y controlar: Mitigue el riesgo y proteja la información para mantener la conformidad y la seguridad durante todo el ciclo de vida de los contenidos.
8. Archivar o eliminar: Elimina o archiva contenidos cuando ya no sean relevantes.

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¿Cuáles son las ventajas de la gestión de contenidos?

Entre los beneficios de la gestión de contenidos para las empresas se incluyen:

• Mayor eficacia: La gestión de contenidos ayuda a las empresas a automatizar y organizar los procesos de publicación y edición de contenidos. Esto se traduce en una mayor eficiencia y productividad.
• Mejora del servicio al cliente: Con la gestión de contenidos, las empresas pueden crear portales de autoservicio en los que los clientes pueden encontrar respuestas a sus preguntas sin necesidad de ponerse en contacto con el servicio de atención al cliente.
• Reducción de los costes operativos: Automatizar tareas con estrategias de gestión de contenidos puede ayudar a las empresas a ahorrar dinero en costes laborales.
• Mayor visibilidad en línea: Racionalizar el proceso de gestión de contenidos facilita la mejora de la clasificación en los motores de búsqueda, lo que hace que los sitios web tengan más probabilidades de llegar a clientes potenciales. 

Entre las ventajas de la gestión de contenidos para particulares se incluyen:

• Información cómoda: Con la gestión de contenidos, las personas pueden encontrar la información que necesitan sin tener que buscar entre un revoltijo de datos desorganizados.
• Mayor control de los contenidos: Los particulares pueden utilizar la gestión de contenidos para determinar quién tiene acceso a sus contenidos y cómo se utilizan.
• Difusión sencilla: La gestión de contenidos facilita que las personas compartan sus contenidos a través de las redes sociales, el correo electrónico y otros canales.

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¿Qué son las estrategias de gestión de contenidos?

Dado que la gestión de contenidos empresariales y en línea es un proceso en profundidad, las organizaciones deben contar con estrategias para controlar sus contenidos digitales. Seguir estas estrategias es vital para garantizar el éxito de cualquier marco de gestión de contenidos:

• Establezca sus prioridades: Es esencial comprender lo que es importante para su organización y luego alinear su estrategia de gestión de contenidos con esas prioridades. Quieres educar a los usuarios o dirigirlos a uno de los productos o servicios de tu organización?
• Defina su público objetivo: Identificar un público relevante para su contenido es fundamental para garantizar una entrega y una participación precisas. Puede definir un público objetivo a través de estudios de mercado, investigación de palabras clave y análisis del sentimiento en las plataformas de redes sociales.
• Determine sus canales de contenidos: Determinar qué canales de contenido son esenciales para su audiencia es fundamental. Ya sea a través del correo electrónico o de las redes sociales, encontrar canales de contenido relevantes ayuda a crear el marco de gestión de contenidos adecuado.
• Establezca un proceso de creación de contenidos: Debe incluir todas las fases de creación de contenidos, desde la ideación hasta la publicación.
• Aprovechar la tecnología adecuada: Se necesita una plataforma de desarrollo de sitios web, herramientas de análisis y otras herramientas de gestión de activos para ayudar en la creación, organización, difusión y análisis del rendimiento de los contenidos del sitio web.

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¿Qué son los marcos de gestión de contenidos?

Un marco de gestión de contenidos es una plataforma que apoya la creación, gestión y entrega de contenidos digitales. Incluye los procesos, políticas, personas y tecnologías necesarios para gestionar los contenidos digitales a lo largo de su ciclo de vida.

Existen cinco tipos principales de marcos de gestión de contenidos digitales:

1. Sistemas de gestión de contenidos empresariales (ECM): Un ECM es una plataforma que almacena, gestiona y entrega contenidos a nivel empresarial. Esto incluye documentos, imágenes, vídeos y otras formas de contenido que son importantes para una organización. Una plataforma ECM debe integrarse a la perfección con aplicaciones y sistemas empresariales cruciales (como la planificación de recursos empresariales, la gestión de las relaciones con los clientes, la gestión del capital humano y las soluciones de gestión de la cadena de suministro) para acelerar los procesos empresariales y aprovechar los datos que generan. ECM incluye la gestión de contenidos en la nube, que puede desplegarse rápidamente para permitir a las organizaciones almacenar, gestionar y colaborar con contenidos digitales en la nube.
2. Digital Asset Management Systems (DAM): Un DAM es un tipo de CMS utilizado para almacenar y gestionar activos digitales, como imágenes, vídeos y archivos de audio. Ayuda a las organizaciones a hacer un seguimiento de sus contenidos digitales y a garantizar que estén organizados y sean accesibles.
3. Gestión de contenidos en redes sociales: Este marco implica la planificación y publicación de contenidos en plataformas de medios sociales como Facebook y X (antes Twitter). El objetivo de la gestión de contenidos en redes sociales es ayudar a crear una sólida estrategia de marketing en redes sociales con objetivos claros.
4. Gestión de contenidos para móviles (MCM): Una plataforma MCM hace que la información esté disponible en smartphones, tabletas y otros dispositivos inteligentes.
5. Web Sistemas de gestión de contenidos (CMS): Un CMS web es una plataforma que ayuda a crear y gestionar sitios web. Proporciona una manera de almacenar archivos de sitios web, realizar un seguimiento de los cambios realizados en esos archivos y publicar los cambios en un sitio web en vivo.

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Contenido estructurado frente a contenido no estructurado

Los contenidos pueden ser estructurados o no estructurados. Los contenidos estructurados están muy formateados y los ordenadores pueden leerlos fácilmente. Incluye bases de datos, hojas de cálculo y archivos XML almacenados en una base de datos relacional. Los contenidos no estructurados no tienen un formato específico predefinido y son más difíciles de leer para los ordenadores. Incluye documentos de texto, imágenes y vídeos almacenados en lagos de datos.

La mayoría de las herramientas de gestión de contenidos trabajan tanto con contenidos estructurados como no estructurados. Sin embargo, algunos sistemas están mejor equipados para manejar un tipo de contenido que otro. Por ejemplo, un sistema DAM está mejor equipado para gestionar contenidos no estructurados, como imágenes y vídeos. En cambio, un CMS está mejor equipado para gestionar contenidos estructurados.

Todas las organizaciones tienen necesidades y prioridades diferentes, por lo que elegir la estructura adecuada es cuestión de preferencias.

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Ejemplos de gestión de contenidos

Las organizaciones utilizan estrategias de gestión de contenidos para diversos fines. Por ejemplo, una empresa puede utilizar la gestión de contenidos para:

• Share información internamente: Las empresas utilizan estrategias de gestión de contenidos para compartir información internamente a través de una intranet empresarial, como documentos, imágenes y vídeos.
• Publicar un sitio web: Puede utilizar la gestión de contenidos para almacenar archivos de sitios web, realizar un seguimiento de los cambios realizados en dichos archivos y publicar los cambios en un sitio web activo.
• Crear una tienda online: Una empresa puede utilizar la gestión de contenidos para crear una tienda online, donde puede gestionar la información de los productos, como descripciones, precios y disponibilidad.
• Desarrollar una aplicación móvil: Las empresas pueden utilizar la gestión de contenidos para desarrollar una aplicación móvil gestionando el contenido de la aplicación, como texto, imágenes y vídeos.

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¿Qué es la gestión de contenidos AI?

La gestión de contenidos de IA utiliza IA generativa y grandes modelos lingüísticos (LLM) para automatizar, optimizar y mejorar la creación, organización y distribución de contenidos digitales. Aprovecha los algoritmos de aprendizaje automático, el procesamiento del lenguaje natural y otras técnicas para agilizar los flujos de trabajo, mejorar la calidad de los contenidos y ofrecer experiencias de usuario más eficientes y personalizadas en todas las plataformas.

He aquí algunas de las formas en que la gestión de contenidos mediante IA puede beneficiar a su empresa:

Organización de contenidos

• Etiqueta, clasifica e indexa automáticamente los contenidos
• Mejora la localización en los sistemas de gestión de contenidos (CMS)
• Identifica las relaciones entre las piezas de contenido para una mejor comprensión.

Análisis e información

• Identificación de tendencias y análisis de opiniones
• Proporciona información práctica para respaldar las decisiones empresariales.
• Resume o traduce documentos

Automatización del flujo de trabajo

• Se integra con otras herramientas como CRM, ERP o HCM
• Crea un flujo de trabajo o actúa en nombre de un usuario
• Inicia una respuesta, como una notificación de tarea, como parte de un proceso empresarial.

Seguridad y conformidad

• Identifica información sensible en los contenidos
• Garantiza el cumplimiento de normativas como el GDPR
• Gestiona automáticamente los derechos de acceso y el control de versiones
• Señala proactivamente los riesgos potenciales

Creación de contenidos

• Genera contenidos o documentos a partir de una solicitud
• Ayuda a redactar contenidos como correos electrónicos, propuestas y publicaciones en redes sociales.
• Verifica los textos y propone correcciones para mejorar aspectos como la legibilidad o el plagio.

Selección de contenidos

• Agrega contenidos relevantes de diversas fuentes
• Filtra y clasifica los contenidos en función de su calidad y pertinencia.
• Crea contenidos personalizados para los usuarios

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La gestión de contenidos es crucial para hacer llegar la información a los usuarios adecuados en el momento oportuno. El uso de un sistema de gestión de contenidos empresariales es ideal para agilizar este proceso.

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